rusworldРоссия и мир: научный диалогRussia & World: Sc. Dialogue2782-3067НИИРК10.53658/RW2026-4-3(21)-154-173rusworld-423Research ArticleИЗМЕНЯЮЩИЙСЯ СОЦИУМ. Социальная структура, социальные институты и процессы. Политическая социологияCHANGING SOCIETY. Social structure, social institutions and processesРазвитие цифровизации документальной сферы России на основе международного опытаDigital Documentation Development in Russia Based on International Experiencehttps://orcid.org/0000-0003-3358-0729МедведеваО. В.MedvedevaO. V.

Медведева Ольга Владимировна. Кандидат исторических наук. Доцент. Заведующий кафедрой библиотековедения и документоведения

392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 33

Olga V. Medvedeva. CandSc. (Hist.). Associate Professor. Head of the Department of Library Science and Documentation

33, Internatsionalnaya str., Tambov, 392000

movlad2009@yandex.ruПоповаА. С.PopovaA. S.

Анастасия Сергеевна Попова. Магистрант направления подготовки «Документоведение иархивоведение»

392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 33

Anastasia S. Popova. Master’s student in the field of Documentation and Archival Science

33, Internatsionalnaya str., Tambov, 392000

stasya.kobzar@mail.ruТамбовский государственный университет имени Г.Р.ДержавинаРоссияTambov State University named after G.R.DerzhavinRussian Federation20260509202603154173Copyright © Медведева О.В., Попова А.С., 20262026Медведева О.В., Попова А.С.Medvedeva O.V., Popova A.S.Данная работа распространяется под лицензией Creative Commons Attribution 4.0.This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License.https://www.russia-world.ru/jour/article/view/423

В статье рассматриваются основные тренды развития цифровизации в работе с деловой документацией как в органах государственной власти и управления, так и в организациях разных форм собственности, а также в сфере архивного хранения. Анализ нормативных актов стратегического характера позволил выявить такие векторы цифровизации в документной деятельности, как развитие блокчейна, внедрение искусственного интеллекта и облачного хранения документов. Технология блокчейна как распределенного реестра перспективна в том отношении, что гарантирует модель неизменяемости, прозрачности и аудируемости жизненного цикла документа. В правовом отношении, в отличие от секторального регулирования в США или всеобъемлющих наднациональных правил Европейского союза, создающих полноценную правовую базу, и в противоположность жестким запретам Китая, в России эта сфера не запрещена, но и не урегулирована окончательно. Технология блокчейна получила распространение в сферах управления данными, логистики, финансовой деятельности, государственного управления, юридической и нотариальной сфере и считается наиболее применимой для совместной работы.Внедрение искусственного интеллекта касается работы с большими объемами текстов и массивами интернет-ресурсов, расшифровки рукописных архивных документов и поиска информации, сокращения ресурсов на выполнение рутинных операций, распознавания голоса, экспертизы рисков при заключении договоров, проверки документов на соответствие законодательству и др. Будущее облачных вычислений строится в совокупности с технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения и связано с созданием национальной системы облачного хранения документов.

The article examines the key trends in digitization in business documentation management, both in government agencies and in organizations of various types, as well as in archival storage. An analysis of strategic regulatory documents has revealed such areas of digitization in document management as the development of blockchain, the implementation of artificial intelligence, and cloud-based document storage. Blockchain technology, as a distributed ledger, is promising in that it guarantees a model of immutability, transparency, and auditability for the document lifecycle. In legal terms, unlike sectoral regulation in the US or the comprehensive supranational rules of the European Union, which create a comprehensive legal framework, and in contrast to China’s strict prohibitions, this area is neither prohibited nor fully regulated in Russia. Blockchain technology has become widespread in data management, logistics, finance, public administration, legal services, and notaries, and is considered particularly applicable for collaborative work.The implementation of artificial intelligence concerns the processing of large volumes of text and vast internet resources, the deciphering of handwritten archival documents and information retrieval, the reduction of resources for routine operations, voice recognition, risk assessment during contract negotiations, document compliance verification, and more. The future of cloud computing is being built in conjunction with artificial intelligence and machine learning technologies and is linked to the creation of a national cloud document storage system.

управление документациейдокументная деятельностьделопроизводствоцифровизация в управлении документациейблокчейноблачное хранениеискусственный интеллект в управлении документациейdocument managementdocument activitiesoffice workdigitalization in document managementblockchaincloud storageartificial intelligence in document managementReferencesАфанасьев Н.С. Проблемы безопасности хранения данных в облачных хранилищах [Security Issues of Data Storing in Cloud Storage] // Актуальные научные исследования в современном мире. 2021. № 7–2(75). С. 97–102.Afanasiev N.S. Security Issues of Data Storing in Cloud Storage. Aktual’nye nauchnye issledovaniya v sovremennom mire [Current Scientific Research in the Modern World]. 2021; 7–2(75):97–102 [In Russian].Белоусов А.И., Хаярова Э.А. Искусственный интеллект в цифровой трансформации делопроизводства [Artificial Intelligence in the Digital Transformation of Office Work] // Актуальные вопросы цивилистики: материалы Всероссийской науч.-практ. конф. 12 мая 2023 г., Улан-Удэ, 2023. С. 20–23.Belousov A.I., Khayarova E.A. Artificial Intelligence in the Digital Transformation of Office Work. In Current Issues in Civil Law: Materials of the All-Russian Scientific and Practical Conference. May 12, 2023. Ulan-Ude, 2023:20–23 [In Russian].Бондарь В.А. Возможности использования технологии блокчейн в системах электронного документооборота [Possibilities of Using Blockchain Technology in Electronic Document Management Systems] // Документ. Архив. История. Современность: сборник научных трудов. Екатеринбург, 2019. Bып. 19. С. 280–290.Bondar V.A. Possibilities of Using Blockchain Technology in Electronic Document Management Systems. In Document. Archive. History. Modernity: Collection of Scientific Papers. Ekaterinburg, 2019; 19:280–290 [In Russian].Васяткин М.А., Белоус К.В., Пилкина Е.А. Облачное хранилище данных [Cloud Data Storage] // StudNet. 2020. №10.Vasyatkin M.A., Belous K.V., Pilkina E.A. Cloud Data Storage. StudNet. 2020; 10 [In Russian].Володченко Ю.Т. Использование искусственного интеллекта в электронном документообороте организации [The Use of Artificial Intelligence in Electronic Document Management of an Organization] // Инновационное развитие науки и техники. Научные исследования будущего: стратегии и задачи развития: сборник статей Международных науч.-практ. конф., Саратов, 23–30 мая 2020 г. Саратов: ИП Емельянов Н.В., 2020. С. 30–35.Volodchenko Yu.T. The Use of Artificial Intelligence in Electronic Document Management of an Organization. In Innovative Development of Science and Technology. Scientific Research of the Future: Development Strategies and Tasks: Collection of Articles of the International Scientific and Practical Conf., Saratov, May 23–30, 2020. Saratov: IP Yemelyanov N.V. [Individual Entrepreneur N.V. Yemelyanov], 2020:30–35 [In Russian].Гаршина Н.Г., Миронова М.А. Использование искусственного интеллекта в подборе персонала [The Use of Artificial Intelligence in Personnel Selection] // Управление развитием персонала. 2023. № 4. С. 308–314. https://doi.org/10.36627/2619-144X-2023-4-4-308-314.Garshina N.G., Mironova M.A. The Use of Artificial Intelligence in Personnel Selection. Upravlenie razvitiem personala [Personnel Development Management]. 2023; 4:308–314 [In Russian]. https:// doi.org/10.36627/2619-144X-2023-4-4-308-314.Гордиенко В.В., Лисицин А.Л., Чистилина Е.В. Использование готовых решений на основе искусственного интеллекта в защите документооборота организаций [Finished Document Flow of Organizations with the Help of the Use of Ready Solutions Based on Artificial Intelligence] // Auditorium. 2023. № 2(38). С. 47–57.Gordienko V.V., Lisitsyn A.L., Chistilina E.V. Finished Document Flow of Organizations with the Help of the Use of Ready Solutions Based on Artificial Intelligence. Auditorium. 2023; 2(38):47–57 [In Russian].Дворянкин О.А. Облачные технологии интернета [Internet Cloud Technologies] // Annali d’Italia. 2022. № 28–2. С. 3–14.Dvoryankin O.A. Internet Cloud Technologies. Annali d’Italia. 2022; 28–2: 3–14. [In Russian].Заборовская С.В. Облачные технологии в архивном хранении документов [Cloud Technologies in the Archival Storage of Documents] // Документ в социокультурном пространстве региона: теория, история и современность: материалы III Всероссийской заочной науч.-практич. конф., Казань, 20 апреля – 30 июня 2020 г. Казань, 2020. С. 13–19.Zaborovskaya S.V. Cloud Technologies in the Archival Storage of Documents. In Document in the Sociocultural Space of a Region: Theory, History and Modernity: Proceedings of the III All-Russian Correspondence Scientific and Practical Conf., Kazan, April 20 – June 30, 2020. Kazan, 2020:13–19 [In Russian].Мазур С.Ф. Проблемы совершенствования электронного документооборота в документационном обеспечении управления России [Problems of Improving Electronic Document Management in the Documentation Management of Russia] // Документация в информационном обществе: цифровая трансформация в интересах человека, общества, государства: доклады и сообщения XXVIII Международной науч.-практ. конф., Москва, 28–29 октября 2021 г. М., 2022. С. 309–315.Mazur S.F. Problems of Improving Electronic Document Management in the Documentation Management of Russia. In Documentation in the Information Society: Digital Transformation in the Interests of Individuals, Society, and the State: Reports and Communications of the XXVIII International Scientific and Practical Conf., Moscow, October 28-29, 2021 Moscow, 2022:309–315 [In Russian].Медведева О.В., Попова А.С. Искусственный интеллект в документной деятельности [Artificial Intelligence in Documentary Production] // Державинский форум. 2025. Т. 9, № 1. С. 106–111. EDN: PSUTVU.Medvedeva O.V., Popova A.S. Artificial Intelligence in Documentary Production. Derzhavinskij forum [Derzhavinsky Forum]. 2025; 9(1):106–111 [In Russian]. EDN: PSUTVU.Минбалеев А.В. Проблемы регулирования искусственного интеллекта [Problems of Regulation of Artificial Intelligence] // Вестник ЮУрГУ. Серия: Право. 2018. Т. 18, № 4. С. 82–87. https://doi.org/10.14529/law180414.Minbaleev A.V. Problems of Regulation of Artificial Intelligence. Vestnik YuUrGU. Seriya: Pravo [Bulletin of the SUSU. Series: Law]. 2018; 18(4):82–87 [In Russian]. https://doi.org/10.14529/law180414.Мирошниченко М.А., Абдулаева А.А., Вовк М.А. Тенденции развития технологий искусственного интеллекта в управлении документами организации [Development Trends of Artificial Intelligence Technologies in Organizational Document Management] // Естественно-гуманитарные исследования. 2024. №. 1(51). С. 398–403. EDN: YPBWDD.Miroshnichenko M.A., Abdullaeva A.A., Vovk M.A. Development Trends of Artificial Intelligence Technologies in Organizational Document Management. Estestvenno-gumanitarnye issledovaniya [Natural-Humanitarial Studies]. 2024; 1(51):398–403 [In Russian]. EDN: YPBWDD.Михеева И.Е. Обзор правового регулирования технологии блокчейн [Overview of the Legal Regulation of Blockchain Technology] // Право и экономика. 2020. № 5(387). С. 5–10. EDN: GWFLOI.Mikheeva I.E. Overview of the Legal Regulation of Blockchain Technology. Pravo i ekonomika [Law and Economics]. 2020; 5(387):5–10 [In Russian]. EDN: GWFLOI.Мурзин Ф.А., Батура Т.В., Семич Д.Ф. Облачные технологии: основные модели, приложения, концепции и тенденции развития [Cloud Technologies: Basic Models, Applications, Concepts and Development Tendencies] // Программные продукты и системы. 2014. № 3(107). С. 64–72. EDN: RQPYQZ.Murzin F.A., Batura T.V., Semich D.F. Cloud Technologies: Basic Models, Applications, Concepts and Development Tendencies. Programmnye produkty i sistemy [Software and Systems]. 2014; 3(107):64–72 [In Russian]. EDN: RQPYQZ.Пескова О.Ю., Половко И.Ю., Захарченко А.Д. Применение блокчейн-технологий в системах электронного документооборота: анализ и программная реализация [Application of Blockchain Technologies in Electronic Document Management Systems: Analysis and Software Implementation] // Инженерный вестник Дона. 2019. № 3(54). URL: https://www.elibrary.ru/download/elibrary_38513126_81101815.pdf.Peskova O.Yu., Polovko I.Yu., Zakharchenko A.D. Application of Blockchain Technologies in Electronic Document Management Systems: Analysis and Software Implementation. Inzhenernyj vestnik Dona [Engineering Journal of Don]. 2019; 3(54) [In Russian]. Available from: https://www.elibrary.ru/download/elibrary_38513126_81101815.pdf.Попова А.С. Блокчейн: современные возможности применения и перспективы внедрения в документооборот [Blockchain: Modern Application Possibilities and Prospects for Implementation in Document Management] // Актуальные проблемы информационного и документационного обеспечения управления: материалы Межрегиональной научно-практической студенческой интернет-конференции, Тамбов, 26 марта 2026 г. М.: Институт региональных и международных исследований, 2026. С. 116–122. EDN: IEUZER.Popova A.S. Blockchain: Modern Actual Problems of Information and Documentation Support of Management: Materials of the Interregional Scientific and Practical Student Internet Conference, Tambov, March 26, 2026. Moscow: Institut regional’nyh i mezhdunarodnyh issledovanij [Institute of Regional and International Studies], 2026:116–122 [In Russian]. EDN: IEUZER.Правовые аспекты использования искусственного интеллекта: актуальные проблемы и возможные решения [Legal Aspects of the Use of Artificial Intelligence: Current Problems and Possible Solutions]: доклад НИУ ВШЭ / В.Б.Наумов, С.А.Чеховская, А.Ю.Брагинец, А.В.Майоров. М.: ИД ВШЭ, 2021. 42 с.Legal Aspects of the Use of Artificial Intelligence: Current Problems and Possible Solutions: HSE Report. V.B.Naumov, S.A.Chekhovskaya, A.Yu.Braginets, A.V.Mayorov. Moscow: ID VShE [HSE University Press], 2021. 42 p. [In Russian].Рагозина В.В. Облачные технологии: понятие, некоторые проблемы использования и безопасность данных [Cloud Technologies: the Concept, Some Problems of Data Usage and Security] // Нотариальный вестник. 2019. № 9. С. 27–33.Ragozina V.V. Cloud Technologies: the Concept, Some Problems of Data Usage and Security. Notarial’nyj vestnik [Notary Bulletin]. 2019; 9:27–33 [In Russian].Рябкова В.В., Сахаров Д.М., Васильева Т.В. Блокчейн: проблемы и перспективы развития [Blockchain: Current Challenges and Future Prospects] // Вопросы развития современной науки и техники. 2021. № 4. С. 165–173.Riabko V.V., Sakharov D.M., Vasil’eva T.V. Blockchain: Current Challenges and Future Prospects. Voprosy razvitiya sovremennoj nauki i tekhniki [Issues of Modern Science and Technology Development]. 2021; 4:165–173 [In Russian].Сабенникова И.В. Облачные сервисы хранения цифровых документов: законодательная база и существующие риски [Cloud Services for Storing Digital Documents: Legislative Framework and Existing Risks] // История и архивы. 2022. № 2. С. 73–82. https://doi.org/10.28995/2658-6541-2022-2-73-82.Sabennikova I.V. Cloud Services for Storing Digital Documents. Legal Framework and Existing Risks. Istoriya i arhivy [History and Archives]. 2022; 2:73–82 [In Russian]. https://doi.org/10.28995/2658-6541-2022-2-73-82.Сагымбеков Б.Ж. К вопросу внедрения информационных технологий с применением искусственного интеллекта в деятельности органов прокуратуры стран СНГ [On the Issue of the Introduction of Information Technologies Using Artificial Intelligence in the Activities of the Prosecutor’s Offices of the CIS Countries] // Тенденции развития науки и образования. 2024. № 112–4. С. 129–131. https://doi.org/10.18411/trnio-08-2024-205.Sagimbekov B.J. On the Issue of the Introduction of Information Technologies Using Artificial Intelligence in the Activities of the Prosecutor’s Offices of the CIS Countries. Tendencii razvitiya nauki i obrazovaniya [Trends in the Development of Science and Education]. 2024; 112–4:129–131 [In Russian]. https://doi.org/10.18411/trnio-08-2024-205.Стырин Е.М. Барьеры внедрения датацентричного государственного управления: опыт России [Barriers of Data Centric Governance Implementation: the Experience of Russia] // Вестник Московского университета. Серия 21. Управление (государство и общество). 2024. Т. 21, № 1. С. 61–81. https://doi.org/10.55959/MSU2073-2643-21-2024-1-61-81.Styrin E.M. Barriers of Data Centric Governance Implementation: the Experience of Russia. Vestnik Moskovskogo universiteta. Seriya 21. Upravlenie (gosudarstvo i obshchestvo). [Moscow University Bulletin. Series 21. Management (State and Society)]. 2024; 1:61–81 [In Russian]. https:// doi.org/10.55959/MSU2073-2643-21-2024-1-61-81.Талапина Э.В. Блокчейн в деятельности органов государственной власти [Blockchain in Operations of Government Authorities] // Государственная власть и местное самоуправление. 2020. № 11. С. 29–32. https://doi.org/10.18572/1813-1247-2020-11-29-32.Talapina E.V. Blockchain in Operations of Government Authorities. Gosudarstvennaya vlast’ i mestnoe samoupravlenie [State Power and Local Self-Government]. 2020; 11:29–32 [In Russian]. https://doi.org/10.18572/1813-1247-2020-11-29-32.Федотова В.В., Емельянов Б.Г., Типнер Л.М. Понятие блокчейн и возможности его использования [The Concept of Blockchain and the Possibility of Using It] // European science. 2018. № 1(33). С. 40–48. EDN: YOATFE.Fedotova V.V., Emelyanov B.G., Tipner L.M. The Concept of Blockchain and the Possibility of Using It. European science. 2018; 1(33):40–48 [In Russian]. EDN: YOATFE.Цифровизация правотворчества: поиск новых решений [Digitalization of Lawmaking: the Search for New Solutions]: монография / Д.А.Пашенцев, М.В.Залоило, О.А.Иванюк, А.А.Головина. М.: Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации: ИНФРА-М, 2019. 234 с.Digitalization of Lawmaking: the Search for New Solutions: monograph. D.A.Pashentsev, M.V.Zaloilo, O.A.Ivanyuk, A.A.Golovina. Moscow: Institut zakonodatel’stva i sravnitel’nogo pravovedeniya pri Pravitel’stve Rossijskoj Federacii: INFRA-M [Institute of Legislation and Comparative Law under the Government of the Russian Federation: INFRA-M], 2019. 234 p. [In Russian].Чернов В.Н., Чернова Т.М. Анализ основных направлений внедрения искусственного интеллекта в системы электронного документооборота и архивного хранения документов [Analysis of the Main Directions of Introducing Artificial Intelligence into Electronic Document Management and Archival Storage Systems] // III Моисеевские чтения: Культура и гуманитарные проблемы современной цивилизации: доклады и материалы Общероссийской науч. конф. М., 2020. С. 532–538.Chernov V.N., Chernova T.M. Analysis of the Main Directions of Introducing Artificial Intelligence into Electronic Document Management and Archival Storage Systems. In The III Moiseev Readings: Culture and Humanitarian Problems of Modern Civilization: Reports and Materials of the All-Russian Scientific Conf. Moscow, 2020. pp. 532-538. [In Russian].Шиболович В.В. Современные требования и тенденции в управлении документами в условиях цифровизации [Modern Requirements and Trends in Document Management in the Context of Digitalization] // Использование информационных технологий в различных сферах деятельности: сборник научных статей Международной науч.-практ. конф., Гомель, 14 марта 2024 г. Гомель, 2024. С. 147–150.Shibolovich V.V. Modern Requirements and Trends in Document Management in the Context of Digitalization. In Information Technologies Use in Various Fields of Activity: Collection of Scientific Articles of the International Scientific and Practical Conference, Gomel, March 14, 2024. Gomel, 2024:147–150 [In Russian].Шульженко В.С. Правовое регулирование технологии блокчейн в российской правовой системе [Legal Regulation of Blockchain Technology in the Russian Legal System] // Юридическая наука. 2025. № 4. С. 282–286. EDN: PKAOCM.Shulzhenko V.S. Legal Regulation of Blockchain Technology in the Russian Legal System. Yuridicheskaya nauka [Legal Science]. 2025; 4:282–286 [In Russian]. EDN: PKAOCM.

The authors declare that there are no conflicts of interest present.